רישום התקבולים בעסק וסנקציות בגין אי רישום

סעיף 130 לפקודת מס הכנסה קובע את סמכות פקיד השומה לעניין ניהול פנקסי חשבונות בגין הכנסה הנובעות מעסק או משלח יד.(סמכות דומה נמצאת בחוק מע"מ).
תקנות מס ערך מוסף, לעניין ניהול ספרים, מאמצות את רוב ההוראות שנקבעו לעניין ניהול הספרים בהוראות מס הכנסה, בשינויים קלים המתחייבים מלשון החוק השונה. ההוראות הכלליות מכונות "נוסח משולב" המשלב הנחיות ל – 2 החוקים כאמור (מס הכנסה ומס ערך מוסף).
<u]]>מטרת הוראות ניהול ספרים הינה לקבוע מסגרת נאותה של הנחיות והוראות לניהול הספרים המתחייבים לפי אופיו של העסק והיקפו.
ההוראות מתחלקות לפרקים הקובעים הוראות כלליות ,לרבות נספחים המפרטים את הכללים הרלוונטיים ובכלל זה כללי ניהול קופה רושמת, פירוטים דרושים לתקנות, כללי מזעור מערכת הנה"ח כללי סריקת מסמכים שמירתם וביעורם וכללי ניהול לארכיב דיגיטלי. ההוראות מבחינות בין הענפים השונים והפעילויות ומפורטות ב – 16 חלקים להלן "תוספות" ,מתוספת א' ועד תוספת טז'.

פירוט לפי סוגי פעילויות:-

תוספת                          העיסוק
א'                                 יצרנים
ב'                                 סיטונאים
ג'                                  קמעונאים
ד'                                 קבלן
ה'                                 בעלי מקצועות חופשיים (רשימה "סגורה" של עיסוקים)
ו'                                  רופאים (לרבות פיזיותרפיסט ומקצועות פרה רפואיים)
ז'                                  בעל בית ספר לנהיגה
ח'                                 בעלי בתי ספר (ההיקף הינו לפי מספר התלמידים)
ט'                                 סוחרי מקרקעין ומתווכי מקרקעין
י'                                  סוחרי רכב ומתווכי רכב
יא'                                נותני שירותים ואחרים
יב'                                חקלאים
יג'                                      –
יד'                                בעלי תחנות דלק
טו'                                סוכני ביטוח
טז'                               יהלומים
התוספות כוללות חובת ניהול ספרי עזר שונים המותאמים לאופי הפעילויות ובכלל זה:

• ספר הזמנות (לנותני שירותים), יומן רכב (למוסכים) וספרים נוספים ספיציפיים לסוגי פעילויות נוספות.
• ההוראות נקבעו על מנת ליצור מסגרת ארגונית נאותה שתאפשר לעקוב אחרי רישום תקבולים (ותשלומים בעסק)

ומתן אפשרות לשלטונות המס למדוד בכל רגע נתון את מצב העסק.

• עיסוק במספר פעילויות מחייב שילובן של הוראות ניהול ספרים הספציפי לכל סוג הפעילות כתוספת נדרשת

בהתאם להוראות שפורט בתוספת המתאימה לעיל.

סנקציות על אי ניהול ספרים:

ככלל ניהול ספרים בסטייה מהותית מההוראות יכול לגרור לפסילת הספרים, בהתאם להוראות סעיף 130 לפקודות מס הכנסה. ניהול בסטייה שאינה מהותית, לא יראו בכך, כאי קיום כללי של ניהול הפנקסים.
דוגמאות:

• אי ניהול כרטסת תלמידים יחד עם סטיות נוספות יכול להוות סטייה מהותית.
• אי רישום מד קילומטר אצל מורה נהיגה.
• אי רישום שיטתי של קניות בעסק מסחרי יכול להוות סטייה מהותית.
• על פסילה לפי סעיף 130 לפקודה ניתן לערער תוך 30 יום בפני וועדה לניהול פנקסים. במקביל ניתן לערער יחד עם הערעור על השומות לביהמ"ש מחוזי, לאחר שלב ההשגה.
• אי רישום תקבול – סעיף 145 לפקודת מס הכנסה.
• אי רישום תקבול בסמוך לקבלתו עלול לגרום לפסילת הספרים על ידי פקיד השומה.

בכל מקרה של קופה רושמת או רישום בפנקסי קבלות ו/או חשבונית/קבלה  כאשר הנישום לא ביצע זאת בסמוך לקבלתו מהווה הדבר עליה כאמור לפסילת הספרים.
בכל מקרה יזומן הנישום לשימוע בפני פקיד השומה להצגת טענותיו.
מובן שישנו משקל ראייתי לעובדות כפי שהיו וכפי שנרשם בעת הביקורת ובכלל זה תגובת בעל העסק והנסיבות שהביאו לאי רישום התקבול. נסיבות "מקלות" יכולות להיחשב – אירוע חריג חד פעמי ומיוחד. רישום חלופי או ראשוני של הזמנה או חשבונית היכול להוות "תחליף" ולמנוע פסילת ספרים.
רישום תוך פרק זמן קצר יחסית מאפשר לבעל העסק או עובדו לרשום זאת, יכול לעיתים להיחשב כרישום בסמוך לקבלתו לפי העניין ובהתאם לפרטי האירוע.

• פסילת הספרים גורמת להוצאת שומה לפי מיטב השפיטה על ידי פקיד השומה.

נטל ההוכחה בכל מקרה של ערעור כאשר ספרי הנישום נפסלו עובר לנישום (לאור העובדה שלא ניתן להישען על ספרי העסק שנפסלו).

• במקרה פסילה פקיד השומה רשאי לחשב את ההכנסה החייבת לפי מיטב שפיטתו דהיינו בהתאם לספרי העסק, לתדריכים, לעסקים דומים אך כל זאת בתנאי שלא עומד בסתירה לנתונים עובדתיים של העסק, נסיבותיו סביבתו וכמובן נתונים העולים מספרי העסק לגביהם לא קיימת מחלוקת.